В Министерстве финансов Свердловской области построили ведомственную систему ведения бухгалтерского учета и документооборота

В Министерстве финансов Свердловской области создана ведомственная система ведения бухгалтерского учета и документооборота (СВБУ МФ СО) обеспечивающая автоматизацию участков бухгалтерского учета, расчета заработной платы, складского учета и внутреннего электронного документооборота финансовых документов. К СВБУ МФ СО подключено более 350 пользователей. Обеспечен однократный ввод данных в системы автоматизации, благодаря разработке интеграционных механизмов. Обмен данными обеспечивается как внутри СВБУ МФ СО между ее подсистемами, так и с другими ведомственными системами Министерства финансов Свердловской области. Обеспечен документооборот финансовых документов в электронном виде, создан архив электронных документов.

Цели и задачи проекта

Цели создания системы ведения бухгалтерского учета и документооборота (СВБУ МФ СО):

• эффективное использование современных информационных технологий;
• применение единых методов для ведения бухгалтерского, бюджетного учета и составления индивидуальной и консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности.

Основные задачи СВБУ МФ СО:

• обеспечить формирование в автоматизированном режиме налоговой, статистической и прочей общей и специализированной отчетности на основании сведений, хранящихся в СВБУ МФ СО;
• повысить качество и прозрачность ведения бухгалтерского учета;
• снизить затраты на ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета;
• повысить эффективность и скорость формирования аналитической и иной информации на основе данных бухгалтерского учета;
• обеспечить единообразие используемых справочников, формуляров и регистров бухгалтерского учета, в том числе для минимизации повторного ввода информации при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности; возможность удаленной работы в системе;
• обеспечить информационное взаимодействие для целей контроля, мониторинга, аудита и формирования отраслевой учетной политики;
• оптимизировать хранение служебной и отчетной информации, используемой при ведении бухгалтерского учета;
• создать условия для дальнейшего развития функциональных возможностей СВБУ МФ СО и оптимизации расходов на ее содержание.

Решение

СВБУ МФ СО представляет собой согласованную совокупность информационных, программно-технических средств и услуг, обеспечивающих информационную поддержку деятельности пользователей системы.

В структуре СВБУ МФ СО созданы следующие основные подсистемы:

• Подсистема «Бухгалтерский учет» поддерживающий единый методически выверенный взаимосвязанный технологический процесс ведения учета, который предусматривает получение всех необходимых первичных документов и регистров учета. 
• Подсистема «ФЭДО» обеспечивающая бухгалтерский документооборот с регистрацией документов оснований для бухгалтерского учета. Подсистема обеспечивает хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе.
• Подсистема «Складской учет» обеспечивающая организацию складского учета в подразделениях. Учет основных средств в разрезе помещений и ответственных лиц.
• Подсистема «Расчет заработной платы» Обеспечивающая расчет заработной платы, учет выплат и депонирования, исчисление НДФЛ и страховых взносов, подготовку регламентированной отчетности. 

СВБУ МФ СО построена на базе технологической платформы 1С:Предприятие КОРП. В системе работаю 350 пользователей. В состав системы вошли конфигурации:

• 1С:Документооборот государственного учреждения 
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП
• 1С:Корпоративный инструментальный пакет 8
• Защищенный программный комплекс 1С:Предприятие 8.3z (x86-64)

Рисунок 1 - Схема архитектуры системы.

Ситуация до начала проекта

До начала проекта у заказчика использовались программные продукты разных производителей, обмены между системами отсутствовали, что приводило к дублированию информации в системы. Документооборот бухгалтерских документов обеспечивался в бумажном виде. 

Особенности и уникальность проекта

Разработана подсистема обмена документами и данными с внешними ведомственными системами: «Администратор-Д», «Смарт-Бюджет» и «Свод-Смарт». Разработаны механизмы обмена между подсистемами СВБУ МФ СО «Бухгалтерский учет», «Расчет заработной платы» с подсистемой «ФЭДО». Разработанные обмены обеспечили на 100% однократный ввод данных в системы автоматизации. 

Результаты проекта

1. Созданная система СВБУ МФ СО позволила применить единые методы для ведения бухгалтерского учета, складского учета, составления отчетности.
2. Обеспечено автоматическое формирование налоговой, статистической, ведомственной отчетности. Отчеты формируются на основании данных СВБУ МФ СО и внешних ведомственных систем.
3. Обеспечена прозрачность данных и учетных процессов. В том числе за счет обеспечения доступа к первичным финансовым и кадровым документам.
4. За счет внедрения целостных сквозных интеграционных процессов увеличена скорость формирования отчётности, обеспечено единообразие НСИ и однократный ввод информации в системы.
5. С помощью подсистемы «Архив» обеспечено хранение служебной и отчетной информации, используемой при ведении бухгалтерского учета.
6. СВБУ МФ СО построена на базе технологической платформы «1С:Предприятие КОРП», что обеспечивает дальнейшее развитие функциональных возможностей системы.

Целевые показатели (индикаторы) реализации проекта

В рамках проекта достигнуты следующие показателей цифровой трансформации деятельности министерства: