В Министерстве финансов Свердловской области создана ведомственная система ведения бухгалтерского учета и документооборота (СВБУ МФ СО) обеспечивающая автоматизацию участков бухгалтерского учета, расчета заработной платы, складского учета и внутреннего электронного документооборота финансовых документов. К СВБУ МФ СО подключено более 350 пользователей. Обеспечен однократный ввод данных в системы автоматизации, благодаря разработке интеграционных механизмов. Обмен данными обеспечивается как внутри СВБУ МФ СО между ее подсистемами, так и с другими ведомственными системами Министерства финансов Свердловской области. Обеспечен документооборот финансовых документов в электронном виде, создан архив электронных документов.
Цели и задачи проекта
Цели создания системы ведения бухгалтерского учета и документооборота (СВБУ МФ СО):
- эффективное использование современных информационных технологий;
- применение единых методов для ведения бухгалтерского, бюджетного учета и составления индивидуальной и консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности.
Основные задачи СВБУ МФ СО:
- обеспечить формирование в автоматизированном режиме налоговой, статистической и прочей общей и специализированной отчетности на основании сведений, хранящихся в СВБУ МФ СО;
- повысить качество и прозрачность ведения бухгалтерского учета;
- снизить затраты на ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета;
- повысить эффективность и скорость формирования аналитической и иной информации на основе данных бухгалтерского учета;
- обеспечить единообразие используемых справочников, формуляров и регистров бухгалтерского учета, в том числе для минимизации повторного ввода информации при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности; возможность удаленной работы в системе;
- обеспечить информационное взаимодействие для целей контроля, мониторинга, аудита и формирования отраслевой учетной политики;
- оптимизировать хранение служебной и отчетной информации, используемой при ведении бухгалтерского учета;
- создать условия для дальнейшего развития функциональных возможностей СВБУ МФ СО и оптимизации расходов на ее содержание.
Решение
СВБУ МФ СО представляет собой согласованную совокупность информационных, программно-технических средств и услуг, обеспечивающих информационную поддержку деятельности пользователей системы.
В структуре СВБУ МФ СО созданы следующие основные подсистемы:
- Подсистема «Бухгалтерский учет» поддерживающий единый методически выверенный взаимосвязанный технологический процесс ведения учета, который предусматривает получение всех необходимых первичных документов и регистров учета.
- Подсистема «ФЭДО» обеспечивающая бухгалтерский документооборот с регистрацией документов оснований для бухгалтерского учета. Подсистема обеспечивает хранение сформированных первичных документов в электронном виде в информационной базе.
- Подсистема «Складской учет» обеспечивающая организацию складского учета в подразделениях. Учет основных средств в разрезе помещений и ответственных лиц.
- Подсистема «Расчет заработной платы» Обеспечивающая расчет заработной платы, учет выплат и депонирования, исчисление НДФЛ и страховых взносов, подготовку регламентированной отчетности.
СВБУ МФ СО построена на базе технологической платформы 1С:Предприятие КОРП. В системе работаю 350 пользователей. В состав системы вошли конфигурации:
- 1С:Документооборот государственного учреждения
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП
- 1С:Корпоративный инструментальный пакет 8
- Защищенный программный комплекс 1С:Предприятие 8.3z (x86-64)
Рисунок 1 - Схема архитектуры системы.
Ситуация до начала проекта
До начала проекта у заказчика использовались программные продукты разных производителей, обмены между системами отсутствовали, что приводило к дублированию информации в системы. Документооборот бухгалтерских документов обеспечивался в бумажном виде.
Особенности и уникальность проекта
Разработана подсистема обмена документами и данными с внешними ведомственными системами: «Администратор-Д», «Смарт-Бюджет» и «Свод-Смарт». Разработаны механизмы обмена между подсистемами СВБУ МФ СО «Бухгалтерский учет», «Расчет заработной платы» с подсистемой «ФЭДО». Разработанные обмены обеспечили на 100% однократный ввод данных в системы автоматизации.
Результаты проекта
- Созданная система СВБУ МФ СО позволила применить единые методы для ведения бухгалтерского учета, складского учета, составления отчетности.
- Обеспечено автоматическое формирование налоговой, статистической, ведомственной отчетности. Отчеты формируются на основании данных СВБУ МФ СО и внешних ведомственных систем.
- Обеспечена прозрачность данных и учетных процессов. В том числе за счет обеспечения доступа к первичным финансовым и кадровым документам.
- За счет внедрения целостных сквозных интеграционных процессов увеличена скорость формирования отчётности, обеспечено единообразие НСИ и однократный ввод информации в системы.
- С помощью подсистемы «Архив» обеспечено хранение служебной и отчетной информации, используемой при ведении бухгалтерского учета.
- СВБУ МФ СО построена на базе технологической платформы «1С:Предприятие КОРП», что обеспечивает дальнейшее развитие функциональных возможностей системы.
Целевые показатели (индикаторы) реализации проекта
Показатель | Характеристика/Значение |
---|---|
Организационные и экономические эффекты: | |
Прозрачность данных и учетных процессов | До 100% |
Целостные сквозные интеграционные процессы | До 100% |
Однократность ввода данных | До 100% |
Переход на электронный документооборот /Бумажный документооборот | До 50% / сокращение от 50% |
Получение сведений о заработных платах работников | До 100% в режиме online |
Получение сведений о финансовом состоянии ведомства | До 100% в режиме online |
Доступ к первичным финансовым и кадровым документам | До 100% в режиме online |
Оптимизация трудозатрат на обработку операций | До 80% / сокращение от 20% |
В рамках проекта достигнуты следующие показателей цифровой трансформации деятельности министерства:
Показатель | Значение целевого показателя |
---|---|
Отношение данных бюджетной отчетности к контрольным соотношениям Федерального Казначейства Российской Федерации | 100% |
Соотношение данных бюджетной отчетности к данным бухгалтерского учета | 100% |
Соотношение данных бюджетной отчетности к данным учетной политики и единой методологии | 100% |