Законодательное Собрание Свердловской области модернизировало систему электронного делопроизводства

Законодательное Собрание является высшим и единственным законодательным (представительным) органом государственной власти в Свердловской области. Образовано в апреле 1996 года вместо Свердловской областной думы. Законодательное Собрание Свердловской области с декабря 2011 года является однопалатным парламентом, с общей численностью депутатов 50 человек. Численность аппарата За­ко­но­да­тель­но­го Собрания Свердловской области по­ряд­ка 100 человек. Численность помощников депутатов, обеспечивающих деятельность депутатов За­ко­но­да­тель­но­го Собрания Свердловской области по­ряд­ка 70 человек.

Цель и задачи проекта

Задачи проекта:

• повышение эффективности работы с документами;
  
• снижение трудоёмкости работ, связанных с делопроизводством;
  
• увеличение производительности труда сотрудников;
  
• повышение оперативности документооборота в целом;
  
• повышение эффективности контроля работы с документами и исполнительской дисциплины;
  
• оптимизация и автоматизация процессов подготовки к проведению мероприятий и подведения их итогов;
  
• ускорение формирования аналитических отчётов по результатам деятельности Законодательного Собрания Свердловской области.

Решение

До 2011 года в Законодательном Собрании Свердловской области работали три разрозненные системы:

• специально разработанная программа для подготовки мероприятий;
• система на веб-интерфейсе, в которой велась система учёта законопроектов;
• система регистрации документов.

В 2012 году органом государственной власти был приобретён программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения», который был внедрён в отдел документационного обеспечения Законодательного Собрания Свердловской области штатными сотрудниками. Однако, базовый функционал программы не решал все задачи управления документами. Поэтому на базе «1С:Документооборот государственного учреждения»были разработаны и внедрены дополнительные подсистемы (модули).

Модуль «Законотворчество». Модуль состоит из базы учётных карточек проектов законов Свердловской области, внесённых в Законодательное Собрание. Карточки в значительной степени автоматизируют обобщение информации о ходе рассмотрения законопроектов. Кроме того, реализована возможность выгрузки данных из карточек проектов законов в базу паспортов законопроектов на веб-портале Законодательного Собрания. Справочники федеральных законов и законов Свердловской области позволяют автоматизировать учёт результатов работы по приведению областного законодательства в соответствие с федеральным.

Модуль «Контрольные мероприятия» состоит из базы учетных карточек контрольных мероприятий. Карточка автоматически обобщает информацию о ходе проведения контрольного мероприятия и его результатах. Модуль в целом позволяет вести учет контрольных мероприятий и исполнения планов контрольных мероприятий.

Модуль «Награды Законодательного Собрания» состоит из базы лиц, представленных к награждению и реестра ходатайств о награждении. Модуль позволяет вести учет деятельности по рассмотрению ходатайств о награждении с автоматическим обобщением ее результатов, контролировать использование квот на награждение депутатами Законодательного Собрания, формировать статистические материалы по этому направлению деятельности Законодательного Собрания.

Модуль «Проведение мероприятий» ориентирован на оптимизацию работы сотрудников аппарата, а также позволяет минимизировать механическую работу при создании и заполнении карточек мероприятий и вопросов, регистрации итоговых документов, которыми оформляются результаты проведения мероприятий. Модуль функционально взаимосвязан с указанными выше модулями системы, что позволяет:

• создавать карточки вопросов повестки на основании входящих документов, карточек законопроектов и контрольных мероприятий;
• наполнять портфели вопросов, используя файлы отсканированных документов (входящих, исходящих, внутренних) из базы модуля «Документооборот»;
• автоматически фиксировать информацию о результатах рассмотрения на мероприятиях вопросов о законопроектах, контрольных мероприятиях, наградах в справочники соответствующих модулей, производить выгрузку данных о мероприятиях на WEB-портал Законодательного Собрания.

Результаты проекта

На сегодняшний день в Законодательном Собрании Свердловской области продолжается реализация единого информационного пространства и организация более эффективной работы с документами.

Результаты внедрения и доработок системы электронного документооборота:

• значительно снизилась трудоёмкость работ, связанных с делопроизводством;
  
• возросла оперативность документооборота;
  
• повысилась эффективность контроля работы с документами, а также контроля их исполнения;
• повысилось качество формирования аналитических отчётов по базе документов.