Общаясь с клиентами на мероприятиях, мы обратили внимание на то, что не все понимают, для чего организации переходить на электронный документооборот, какие из этого выгоды и может все оставить по-прежнему и работать по старинке?
В этой статье мы попытались разобраться, зачем госучреждению внедрять СЭД и сколько средств это поможет сэкономить?
Как на сегодняшний день осуществляется документооборот в госучреждениях?
- Более 60% информации хранится в бумажном виде;
- Большое количество времени тратится на поиск информации;
- Значительная часть трудовых затрат уходит на работу с документами;
- За год производится около 50 000 документов;
- Обращения граждан исполняются не в срок.
В первую очередь внедрение СЭД позволит обеспечить единое информационное пространство и электронный архив документов. Все файлы будут собраны в одном месте и структурированы, будет обеспечен совместный доступ к общим файлам, максимально автоматизированы все основные процессы, с которыми имеют дело сотрудники. В результате в среднем повышается скорость работы на 80%, сокращаются издержки на 40%, связанные с обращением бумажных документов (печать, копирование, хранение, утилизация, закупка канцелярских принадлежностей и т.п.). При этом исключаются утери документов 50%, сокращение на 30 - 50% затрат рабочего времени на создание, поиск, согласование документов.
Благодаря блоку контроля исполнительской дисциплины у руководителя всегда будет возможность понять, сколько времени тратится на ту или иную задачу, оценить трудозатраты сотрудников. В результате, клиенты, использующие продукт «1С:Документооборот», отмечают улучшение исполнительской дисциплины в среднем на 50%.
Внедрение СЭД помогает также ускорить процесс согласования документов, а также быть в курсе, у кого сейчас документ находится на согласовании, в каком он состоянии, не забыли ли о нем. Благодаря внедрению «1С:Документооборот» в среднем процесс согласования сокращается примерно в 2 раза.
Кроем того, система электронного документооборота позволяет сэкономить деньги и ресурсы:
- После внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- Стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов;
- При бумажном документообороте до 6% документов теряются безвозвратно;
- Экономия времени на различные операции:
- 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
- 20 % – согласование и утверждение документов;
- 10% – передача документов между подразделениями;
- 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Таким образом, выгоды от внедрения СЭД в госучреждении налицо и лишь вы можете решить оставить все как есть, продолжая перебирать стопки бумаг (а иногда целый шкаф или архив) в поисках нужного документа, и слушать оправдания сотрудников: «мы не знали об этом приказе», мы не получали данного задания и тем более не знали в какой срок нужно выполнить», «Марина Михайловна ушла в отпуск, и мы не можем найти документы». Или все же внедрить систему электронного документооборота и получить как минимум уменьшение затрат на бумагу и оборудование, уменьшение количества потерянных документов и экономию рабочего времени сотрудников на операции с документами.
Более подробно о программном продукте «1С:Документооборот» компания «РИЦ» расскажет на серии вебинаров:
31 мая 2018 года - Вебинар «Оптимизация документопотока государственного учреждения: входящая и исходящая корреспонденция»
7 июня 2018 года - Вебинар «Как сократить время на согласование и утверждение документов?»
20 июня 2018 года - Вебинар «Как узнать, чем занимаются ваши сотрудники в рабочее время?»
20 июня 2018 года - Вебинар «Как сократить время на работу с договорами?»
20 июня 2018 года - Вебинар «Хочу все знать или «1С:Документооборот» для руководителя государственного учреждения»