Типы систем электронного документооборота (СЭД) по принципам работы и функционалу.
По принципам работы:
- Классические — все документы и процессы в компании переводятся в электронный вид.
- Клиент-серверные — используются в универсальных системах и размещаются на выделенном сервере, что повышает надёжность и скорость работы.
- На основе баз данных — работают совместно с базами данных компании, которые могут содержать большие объёмы информации.
- На основе веб-технологий — работают через браузер и доступны даже при удалённом доступе к серверу, не требуют дополнительных приложений для пользователей.
- Облачные решения — взаимодействие с системой осуществляется через сервер провайдера.
По функционалу:
- Системы делопроизводства — классические схемы работы с документами, которые переложены в электронный вид.
- Электронные архивы — программы для структурированного и надёжного хранения любых документов (текстовых, графических, мультимедиа), быстрого и удобного поиска, разграничения прав доступа.
- Workflow-системы — автоматизируют не отдельно взятые функции, а целые бизнес-процессы, дают чёткое понимание о том, кто, когда, как создаёт или обрабатывает документ, куда его отправляет или откуда получает.
- Гибридные — имеют настраиваемый алгоритм и сочетают преимущества нескольких разновидностей систем.
- Коллаборативные — поддерживают разные форматы взаимодействия с документами, что открывает возможности для более гибкой настройки рабочего процесса.
- С опциями CRM — кроме организации работы с документами, содержат данные для взаимодействия с клиентами и партнёрами.
- ECM-системы — включают функции перечисленных систем, но являются более гибкими, позволяют работать не только со структурированным контентом, но и с неструктурированным.
По универсальности выделяют такие СЭД:
- Коробочные — готовые решения, которые применяются в том виде, в котором они есть, без подстройки под потребности бизнеса.
- Индивидуальные — разрабатываются для клиента персонально, учитывают специфику, задачи и требования компании.
- Комбинированные — имеют универсальное (коробочное) ядро и гибкие функции, которые можно настроить под потребности компании.
По масштабам различают такие СЭД:
- Внутренний — документооборот строго внутри организации: между сотрудниками и руководством.
- Внешний — документооборот с контрагентами, требует соблюдения определённых правил, которые установлены на законодательном уровне.
- С государственными органами — это передача документов, в том числе отчётности, в государственные ведомства: пенсионный фонд, Росстат, соцстрах, налоговую и т. д.
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.
