Компания РИЦ-1С завершила проект по автоматизации архивного хранения бухгалтерских и электронных документов для Управления записи актов гражданского состояния Свердловской области.
Перед учреждением стояла задача организовать централизованное хранение документов, которые имеют долгосрочную юридическую значимость и должны сохраняться в течение длительного срока. Ранее работа с архивом создавала дополнительную нагрузку на бухгалтерию: документы необходимо было комплектовать, учитывать, размещать на хранение и контролировать их сохранность.
Для решения этих задач специалисты РИЦ-1С внедрили программный продукт «1С:Архив» и выполнили интеграцию с действующей учетной системой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Это позволило выстроить единую систему архивного хранения и автоматизировать ключевые процессы работы с документами.
В рамках проекта были реализованы следующие функции:
- загрузка и комплектование документов;
- хранение документов с учетом томов и описей;
- формирование и учет актов на уничтожение документов;
- регулярный фоновый обмен документами между 1С:БГУ и 1С:Архивом;
- автоматическая выгрузка документов по заданному расписанию.
Также специалисты РИЦ-1С выполнили первоначальную настройку системы, организовали внутренний порядок работы с архивом и провели вводное обучение пользователей.
В результате учреждение получило централизованную систему хранения документов с учетом архивной структуры. Документы размещаются и обрабатываются в специализированном решении, а нагрузка на бухгалтерскую информационную базу снижается.
Кроме того, сотрудники получили возможность оперативно подтверждать действительность электронной подписи на момент подписания документа. Это повышает надежность хранения электронных документов и помогает сохранять их юридическую значимость.
Внедрение также позволило разгрузить «1С:Бухгалтерию государственного учреждения», отделив оперативный бухгалтерский учет от задач долговременного архивного хранения.
По итогам проекта заказчик высоко оценил результат внедрения, удобство работы с программой и качество работы специалистов РИЦ-1С.
