В бюджетном учёте для резервов на оплату отпусков используется счёт 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов». Мы подобрали основные проводки — они зависят от того, формируете вы резерв или используете его, а также от типа учреждения.
1. Формирование резерва
Когда вы начисляете резерв (например, на последнее число месяца, исходя из количества дней неиспользованного отпуска по данным кадровой службы), делается такая запись:
- Дебет (счёта учёта затрат: 0 109 00 000 или 0 401 20 000) — Кредит 0 401 60 211 (для резерва на оплату отпуска).
- Дебет 0 109 00 000 — Кредит 0 401 60 213 (для резерва на страховые взносы).
Одновременно нужно принять отложенные обязательства. Здесь есть нюанс в зависимости от типа учреждения:
- Для бюджетных и автономных учреждений: Дебет 0 506 90 211 (213) — Кредит 0 502 99 211 (213).
- Для казённых учреждений вместо 506.90 используется 501.99
Основание: бухгалтерская справка (ф. 0504833) с расчётом резерва.
2. Использование резерва
Когда сотрудник идёт в отпуск и отпускные начисляются за счёт накопленного резерва, делается проводка:
- Дебет 0 401 60 211 (213) — Кредит 0 302 11 737 (0 303 00 731).
- Важное правило: если сумма начисленных отпускных превышает сумму сформированного резерва, разницу нужно отнести на текущие расходы учреждения:
- Дебет 0 401 20 211 (213) — Кредит 0 302 11 737 (0 303 00 731).
3. Корректировка резерва
При инвентаризации (обычно перед годовой отчётностью) может возникнуть необходимость скорректировать сумму резерва — увеличить или уменьшить. Для уменьшения ранее начисленной суммы применяют метод «красное сторно».
4. Отпуск авансом
Если отпуск предоставлен до того, как сотрудник отработал период, за который начисляются отпускные (то есть авансом), такие суммы нельзя отражать через счёт 0 401 60. Правильная проводка:
- Дебет 0 401 50 211 (213) — Кредит 0 302 11 737 (0 303 00 731).
Несколько важных нюансов
- Детализация. Счёт 0 401 60 детализируется по КОСГУ: 211 — для оплаты отпуска, 213 — для страховых взносов.
- По КФО. Резерв формируется отдельно по каждому коду вида финансового обеспечения (КФО). Если сотрудник получает зарплату по одному КФО, а надбавку — по другому, резерв нужно создать по каждому из этих КФО.
- Налоги. Начисление резерва само по себе не создаёт обязательств по уплате налогов (НДФЛ, страховых взносов). Они начисляются только в момент фактического расчёта с сотрудником (проводки с кредитом 302, 303).
- График. В учётной политике закрепляется периодичность расчёта резерва (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) и метод расчёта (на основе среднего заработка и количества дней отпуска).
Подписывайтесь на наш канал в MAX для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.