Вопрос аудитору: возможно ли при отправке группы работников казенного учреждения выделить средства на аренду помещения только одному из них? Какой вид расхода следует использовать – 122 или 244?
Учреждение имеет право выдать подотчетные средства одному ответственному лицу, сопровождающему из группы. Это не противоречит законам. Данный порядок необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте. Это может быть приказ руководителя, положение о служебных командировках или инструкция по расходованию бюджетных средств. В этом документе необходимо определить порядок распределения средств, ответственность ответственного лица, а также процедуру отчетности. В такой ситуации именно ответственный сотрудник, получивший аванс, будет вести учет подотчетных сумм и формировать отчет (форма 0504520).
Учреждения определяют коды видов расходов (КВР) в соответствии с порядком, который установлен приказом Минфина России от 24.05.2022 № 82н. При установлении кода КОСГУ необходимо руководствоваться порядком, утвержденным приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н.
Возмещение затрат работникам, связанных с командировками, учитывается по элементу расходов 112 (122, 142). Это предписано пунктом 53.1 Порядка № 82н. Расходы классифицируются по подстатьям КОСГУ следующим образом:
- дополнительные траты, связанные с проживанием вне постоянного места жительства во время командировок (суточные) – относятся на подстатью 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н);
- расходы на транспорт, жильё и другие связанные с выполнением служебных задач траты в командировке – отражаются на подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).
В соответствии с пунктом 51.9 Порядка № 82н, затраты на участие спортсменов в соревнованиях и подготовительных мероприятиях, проводимых через руководителей делегаций, несущих ответственность за отчетность о расходах в соответствии с утвержденным бюджетом, регистрируются следующим образом:
- расходы на покупку товаров и услуг (транспортировка до места проведения спортивного события и обратно, размещение, питание, организационные взносы и другие затраты, связанные с участием в спортивном мероприятии) учитываются по коду вида расходов 244;
- компенсационные выплаты участникам спортивных мероприятий за понесенные расходы на проезд, а также за питание в пределах установленных норм и другие выплаты – по следующим видам расходов:
- 112 (122) – в отношении выплат сотрудникам учреждений и органов управления, направленным на участие в спортивных мероприятиях;
- 113 (123) – в отношении компенсационных выплат лицам, привлеченным к участию в спортивных мероприятиях, не находящимся в трудовых отношениях с направляющей организацией.
Таким образом, код бюджетной росписи (КВР) 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" применяется в ситуации, когда средства для поддержки спортсменов (которые не являются работниками учреждения) передаются одному ответственному лицу (п. 53.2.4.4 Порядка № 82н). Это ответственное лицо отвечает за оплату проезда и проживания всех спортсменов и в дальнейшем отчитывается о понесенных расходах.
Из поставленного вопроса видно, что казенное учреждение отправляет в командировку несколько работников. В данном контексте не идет речи о возмещении расходов на проживание привлеченных лиц работником учреждения. Мы считаем, что проводить параллели с оплатой расходов спортсменов в данной ситуации неуместно.
В общем случае, расходы на командировку, согласно ст. 168 ТК РФ, не считаются закупкой и не отражаются в плане-графике закупок (п. 1 письма Минэкономразвития и Минфина от 05.08.2014 №№ 18505-ЕЕ/Д28и/02-02-04/39043).
Если учреждение заключает контракт на услуги по организации служебной поездки, такие данные отражаются в плане-графике и реестре контрактов. В нашем случае же учреждение направляет сотрудников в командировку без осуществления закупок. Каждому сотруднику предоставляется компенсация командировочных расходов согласно ТК РФ. Оплата услуг одним сотрудником за всех является лишь особенностью расчетов и не изменяет экономический смысл расходов. Проездные документы оформляются на конкретное лицо вне зависимости от факта оплаты.
В связи с этим, даже если деньги выдает один сотрудник, речь идет о предоставлении под отчет в контексте выплат командированным. Поэтому верно использовать КВР 122.