Такие справки действительно иногда нужны — но важно сразу оговориться: новый работодатель в принципе не учитывает доходы сотрудника от других компаний при расчёте НДФЛ. Налог считается отдельно по каждому налоговому агенту. Поэтому задача бухгалтера — не суммировать доходы со всех мест работы, а корректно отразить их для конкретной задачи. Мы подобрали ситуации, когда такие данные действительно пригодятся, и объяснили, как с ними работать.
Когда понадобятся
- Стандартные налоговые вычеты на детей. Если сотрудник устроился не с начала года, чтобы понять, не исчерпан ли лимит (350 000 рублей нарастающим итогом), ему нужна справка с прошлого места работы. Новый работодатель берёт эти данные, чтобы правильно применять вычет.
- Расчёт НДФЛ с выходного пособия. Чтобы определить, какая часть пособия не облагается налогом (не превышает трёх (шести для районов Крайнего Севера) средних заработков), нужно точно рассчитать средний заработок. Для этого как раз и требуются сведения о заработке и исключаемых днях с предыдущих мест работы.
- Расчёт НДФЛ с больничных. С 2026 года при расчёте больничных нужно делить средний заработок на «обычную» и «северную» части (если есть районные коэффициенты и северные надбавки). Проблема в том, что для такого разделения нужны данные именно за два предыдущих года по всем местам работы, а СФР сам такую детализацию не запрашивает. Поэтому в такой ситуации справку тоже стоит запросить у сотрудника.
Как оформить
Если сотруднику нужна такая справка, он пишет заявление предыдущему работодателю. Тот обязан выдать документ — в произвольной форме. Отказать нельзя.
Что включить в справку:
- Только те выплаты, на которые начислялись страховые взносы.
- При необходимости — разделение заработка на основную часть и северные выплаты.
- Период (обычно за два предыдущих календарных года).
Несколько важных нюансов
- Если данные из справки и из СФР не совпадают, безопаснее не править запись в фонде — иначе при проверке фонд может потребовать возместить переплату.
- Бывает, что у компании есть свои данные (например, из РСВ), а для конкретной задачи (расчёт больничного) всё равно не хватает детализации с прошлого места. В таком случае имеет смысл запросить недостающие сведения напрямую у сотрудника.
- Если сотрудник уже предоставил справку, но в ней есть ошибки, это может привести к некорректному расчёту налога и рискам при налоговой проверке.
В общем, задача бухгалтера — не собирать «пазл» из всех прошлых доходов сотрудника, а использовать справку точечно для конкретной операции и при этом проверять её на достоверность.
Подписывайтесь на наш канал в MAX для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.