В единой информационной системе работают более 2000 пользователей, 180 подразделений, хранится более 30 000 документов и 45 000 файлов.
АО «НПО автоматики» одно из старейших предприятий приборостроения, являющееся лидером в области разработки и изготовления систем управления и радиоэлектронной аппаратуры для ракетной и космической техники, автоматизации техпроцессов в различных отраслях. Предприятие обеспечивает полный цикл создания продукции: от разработки идеи до изготовления и сервисного обслуживания изделия.
В качестве программного продукта для комплексной автоматизации документооборота руководством предприятия было выбрано решение «1С:Документооборот 8 КОРП», разработанное на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8» и отвечающее таким критериям как открытый код, удобный интерфейс, процессная основа функционала.
Решение о переходе на более современную систему электронного документооборота было принято по следующим причинам: во-первых, требовалось перевести хранилище документов на единую программную платформу «1С:Предприятие 8.3», на которой работают другие системы предприятия.
Во-вторых, в дальнейшем планировалось автоматизировать не только функции электронного архива документов, но и бизнес-процессы по работе с документами, такие как согласование, поручение, ознакомление и другие.
Партнером по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП» по итогам конкурсных процедур была выбрана компания «РИЦ-1С», которая является лидирующим Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» в Екатеринбурге, а также имеет положительный опыт реализации подобных проектов.
В марте 2017 года система была запущена в эксплуатацию.
На данный момент в программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП» работает одновременно 300 пользователей.
В рамках проекта удалось автоматизировать:
-
Работу с организационно-распорядительными документами;
-
Работу с исходящими документами;
-
Работу со служебными и докладными записками;
-
Так же разработаны процессы по работе с номенклатурой дел и поддержкой бумажного документооборота.
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» стали:
-
Сокращение времени на создание документов на 60%
-
Сокращение времени на обработку документов на 60%
-
Моментальный доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
-
Ограничение доступа к документам в зависимости от роли пользователя;
-
Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
-
Повышение исполнительской дисциплины.
На пути автоматизации документооборота предприятие столкнулось с некоторыми сложностями, главной из которых выступил человеческий фактор – не все сотрудники понимали необходимость внедрения программного продукта, многие десятилетиями работали с документами в бумажном виде и не желали работать по-новому в системе электронного документооборота. К счастью, грамотный подход руководителя проекта внедрения и членов рабочей группы (в том числе сотрудников компании «РИЦ-1С») позволил решить проблему адаптации работников к нововведениям, а также другие незначительные сложности, возникшие в ходе проекта.