Как правильно оформить и провести инвентаризацию?

Инвентаризация – учет утраты и наличия материальных ценностей в организации, сверка реального их количества с бухгалтерским учетом.

Цель инвентаризации – регуляция хозяйственной деятельности предприятия, проверка порядка пользования и хранения инвентаря, определение его состояния, финансовый контроль.

Данное мероприятие достаточно трудоемкий, но обязательный процесс. Инвентаризация проводится:

• при подготовке годовой отчетности;
• при смене руководства;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ) предприятия или МОЛа конкретного отдела;
• при переезде, либо перенесенном бедствии (пожар, наводнение и т.п.);
• при ликвидации либо реорганизации предприятия.

Инвентаризация нужна для:

• предотвращения материальных хищений, обмеров, обвесов;
• сохранности инвентаря, товара;
• выявления недостач в пределах норм естественной убыли и сверх норм.

Инвентаризировать основные средства разрешается раз в три года.

 Как начать инвентаризацию

Перед началом инвентаризации издается приказ с утвержденными сроками и назначенной (утвержденной) инвентаризационной комиссией. В ее состав обязательно включаются: руководящее лицо, представитель бухгалтерии и МОЛ (завскладом, старший продавец, старший кассир и т.п.). Кроме официальных лиц (комиссии) при необходимости привлекаются штатные сотрудники предприятия.

Необходимо выдать комиссии приходные и расходные документы, где отображено движение товарно-материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии изучает документы и визирует их датой и подписью. МОЛы организации сдают в бухгалтерию расходные/приходные документы, где отображены остатки на начало мероприятия.

На момент начала инвентаризации замораживаются все операции по перемещению, выносу и продаже продукции. Однако, если новая продукция приходит на склад – она принимается в стандартном порядке, но в присутствии всех членов комиссии. Если же необходимо продать товар, то продажа разрешается с письменного приказа руководителя и главного бухгалтера организации. Товар передается/отправляется транспортом покупателю только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Прохождение инвентаризации

Инвентаризация осуществляется путем фактического пересчета материальных ценностей организации. Пересчет можно проводить вручную или при помощи спецсредств. Все данные вносятся в инвентаризационную опись. Запрещается вносить в опись данные, взятые «со слов» сотрудников, МОЛов.

Перемещение инвентаризационной комиссии осуществляется последовательно: в том порядке, как расположены складские/производственные/рабочие помещения;

Инвентаризированные помещения опечатываются (см. письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098);

При перерыве в работе (окончание рабочего дня, обеденное время) инвентаризационные описи необходимо убрать в закрывающийся на ключ шкаф/сейф в помещении, где проводится инвентаризация;

Наличие инвентаря, товаров пересчитывается и на основании этого составляются описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Отсутствие подписи одного из членов делает результаты инвентаризации недействительными.

Если фактические сведения, занесенные в инвентаризационные акты, расходятся с данными бухгалтерского учета, то необходимо составить сличительные ведомости, где суммы излишков и недостач фиксируются.

Результаты годовой инвентаризации учитываются в годовом отчете; текущая инвентаризация относится к месяцу, в котором она была завершена.

Важно: 

• пользуйтесь методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49;
• инвентаризационная опись должна быть составлена по форме № инв-3 по ОКУД 0309003 в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, второй – материально ответственному лицу (МОЛу);
• МОЛы должны предоставить расписки о передаче в бухгалтерию организации расходных и приходных документов. Расписка включена в общий бланк инвентаризационной описи;
• дополнительно МОЛы расписываются в том, что на момент начала инвентаризации товарные остатки учтены, а выбывшие товары и инвентарь организации – списаны в расход.

Поступление новой продукции на склад во время текущей инвентаризации фиксируется комиссией в отдельной ведомости «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В ведомости проставляется дата поступления, поставщик, наименование, количество, цена, сумма, необходимые характеристики. По окончании инвентаризации данная продукция проводится по товарному отчету.

По подобию специальные описи составляются на продукцию оплаченную, но не полученную (учитывают наименование товара, количество, цену, дату отгрузки, перечень и номера первичных документов); на продукцию отгруженную, но неоплаченную приобретателем (учитывают покупателя, наименование продукции, сумму, дату отгрузки, дату выписки и номер расчетного документа).

Продукция, находящаяся на складах сторонних организаций, инвентаризируется в отдельную опись на основании документов, созданных при их сдаче на ответхранение. Опись включает наименование продукции, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.

Итоги инвентаризации

Итак, пересчет остатков совершен. Все, без исключения, члены комиссии подписывают описи. МОЛы дают расписку, что претензий к членам комиссии не имеют.

Описи передаются в бухгалтерию. Начинается сверка данных между инвентаризационными актами и данными бухгалтерского учета.

При выявлении расхождений составляются сличительные ведомости с фиксацией сумм недостач и излишков (форма № инв-19 по ОКУД 0309018).

Если по итогу инвентаризации организация обнаруживает у себя наличие чужих материальных ценностей, то этот факт оформляется отдельными ведомостями. Они подписываются главным бухгалтером и МОЛом.

Излишки остатков проводятся по конкурентной (рыночной) стоимости, итоговая сумма должны быть зачислена на финансовые результаты или увеличение дохода организации.

Недостача в рамках естественной убыли зачисляется в качестве издержек производства или обращения.

Недостача свыше рамок естественной убыли взимается с ответственных лиц, либо относится на увеличение расходов, либо списываются на финансовые результаты компании (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Дополнительно списание недостачи свыше норм должно сопровождаться документами об отсутствии виновных лиц (решения следственных/судебных органов, отказ о взыскании ущерба с виновных лиц).

После завершения всех этапов инвентаризации, руководитель организации издает приказ об утверждении итогов мероприятия.