Если сведения о стаже в компании не совпадают с данными СФР, необходимо предпринять ряд действий для устранения расхождений. Важно оперативно выявить причину несоответствия и скорректировать данные, чтобы избежать штрафов и споров с фондом.
Алгоритм действий
- Запросите у сотрудника выписку из индивидуального лицевого счёта (ИЛС) в СФР. Это можно сделать через портал «Госуслуги», в МФЦ или непосредственно в отделении СФР. Выписка поможет сравнить данные и выявить периоды, которые не учтены или отражены некорректно.
- Проведите внутреннюю проверку. Сверьте данные с кадровыми документами: трудовыми книжками (если они есть), приказами о приёме, увольнении, переводах, трудовыми договорами, лицевыми счетами, ведомостями на выплату зарплаты. Также проверьте ранее сданные отчёты (ЕФС-1, РСВ) — возможно, расхождение связано с ошибками в них.
- Определите причину расхождения. Это может быть:
- ошибка в данных, которые компания ранее передавала в СФР (например, неверные даты начала/окончания работы, коды классификаторов);
- неполные кадровые данные или особенности учёта периодов на прежних местах работы сотрудника;
- ошибки в отчёте ЕФС-1 от предыдущего работодателя;
- некорректное отражение периодов, не включаемых в страховой стаж.
- Уточните приоритет сведений. Для периодов после 2023 года приоритет имеют данные индивидуального учёта в СФР (раздел ЕФС-1). Для более ранних периодов приоритет могут иметь документы работника: трудовая книжка, справки о стаже от предыдущих работодателей, трудовые договоры.
- Инициируйте корректировку данных через СЭДО (систему электронного документооборота). Если расхождение требует исправления, подайте в СФР уточнённые сведения. Для этого используйте форму ЕФС-1 с подразделом 1.2 и типом «Корректирующая». В отчёте укажите год, за который корректируются сведения, и заполните блок с периодами стажа верными данными. Если нужно отменить неправомерно учтённые сведения, подайте форму с типом «Отменяющая», указав год, за который отменяются данные.
- передавайте сведения строго в формате ответа на запрос СФР через систему электронного документооборота;
- к запросу приложите подтверждающие документы (выписки из приказов, справки и т. д.);
- укажите причину корректировки.
- Соблюдайте сроки. Если СФР направил уведомление об устранении ошибок, необходимо исправить данные в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления. Если компания самостоятельно выявила ошибки до того, как их обнаружил СФР, она может подать уточнённые сведения без штрафов.
- Возможные последствия и риски
Важно:
- Штрафы. За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений в составе ЕФС-1 предусмотрен штраф в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
- Возмещение ущерба СФР. Если расхождения привели к переплате пособия, компания может быть обязана возместить фонду излишние расходы, если не успеет исправить сведения до выплаты пособия сотруднику.
- Судебные споры. В случае разногласий с СФР можно заявить возражения на акт проверки. Вопрос часто удаётся урегулировать без суда, но в некоторых случаях дело может дойти до судебного разбирательства.
Рекомендации
- Регулярно проверяйте корректность данных о стаже при сдаче отчётности, чтобы минимизировать риски расхождений.
- Храните все кадровые и бухгалтерские документы в порядке — они могут понадобиться для подтверждения правильности сведений.
- При получении запроса от СФР не игнорируйте его — это может привести к штрафам.
Подписывайтесь на наш канал в MAX для госучреждений, где мы публикуем еще больше актуальных новостей законодательства, пошаговые инструкции по ведению бюджетного учета и готовые решения по спорным и сложным ситуациям в бухгалтерском учете.