Создание единой информационной системы для регистрации различных типов документов;
Автоматизация ключевых бизнес-процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение документов;
Контроль исполнительской дисциплины.
Для решения поставленных задач нами был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», который обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов организации. При выборе программного продукта мы учитывали также такие параметры, как знакомый, удобный интерфейс, многофункциональность, возможность многопользовательской работы, соответствие федеральному закону № 152-ФЗ «О защите персональных данных».
В качестве партнера по внедрению нами была выбрана компания «РИЦ-1С» - Центр компетенции по бюджетному учету фирмы «1С» в г. Екатеринбурге, которая положительно зарекомендовала себя при работе на аналогичных проектах внедрения.
Внедрение «1С:Документооборот 8» в нашем учреждении завершилось в кратчайшие сроки – за 1 месяц. Специалисты компании «РИЦ-1С» провели обследование бизнес-процессов, по результатам которого была создана схема использования системы и выполнены соответствующие настройки программного продукта, проведено обучение пользователей. В декабре 2011 года система была запущена в эксплуатацию. Автоматизировано 55 рабочих мест. В настоящий момент специалистами компании «РИЦ-1С» осуществляется консультирование и сопровождение программного продукта.
В результате внедрения автоматизированы следующие функции:
- Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
- Работа с файлами;
- Процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Формирование отчетности;
- Использование потокового сканирования;
- Контроль исполнительской дисциплины.
В результате проекта длительность регистрации документов значительно сократилась: теперь вся документация регистрируется непосредственно в системе, где в электронном виде хранятся все документы. Здесь же ведется выдача резолюций и подтверждается их исполнение. Удобно пользоваться сервисом удаленного web-доступа, с помощью которого можно зайти в программу в любое время и из любого места, где есть Интернет.
Оценка внедренной информационной системы:
- Соответствие потребностям организации – «5».
- Удобство работы с программой – «5».
- Качество работы компании «РИЦ-1С» – «5».
Рекомендуем компанию «РИЦ-1С» потенциальным заказчикам на выполнение аналогичных работ, как специализированную профессиональную фирму, способную автоматизировать задачи учета и управления на базе программных продуктов «1С» в соответствии с требованиями заказчика и на высоком уровне.