Основной причиной внедрения системы электронного документооборота на предприятии явилось желание увеличить оперативность принятия решений. Большинство решений оформлялось в бумажном виде и передавалось из одного подразделения в другое. При этом инициатор практически не имел информации о том, где на данный момент находится документ. Понятно, что само решение (или согласование) может занимать несколько минут, но документ мог находиться в подразделении, ожидая удобного случая быть переданным на следующий этап согласования, в течение длительного времени (до нескольких дней и недель). В каждом отделе существовал «ответственный», который и «бегал» по предприятию с целью продвинуть дальше документ. Для повышения оперативности в согласовании документа требовалось непосредственное участие инициатора в процессе передачи документа между подразделениями. Очевидно, что это сильно отвлекало специалистов от решения более важных задач. Среди других причин можно также особо выделить необходимость сократить расходы на бумагу, которые составляют существенную статью бюджета.
В качестве программного продукта для реализации вышеназванных задач было выбрано решение фирмы «1С» «1С:Документооборот 8 КОРП» из-за относительно невысокой стоимости лицензий, гибкости конфигурации, доступности специалистов по её сопровождению.
Партнером по внедрению программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» выбрана компания «РИЦ-1С», которая является лидирующим Центром компетенции по документообороту фирмы «1С» в г. Екатеринбург.
В результате первого этапа проекта внедрения под автоматизацию попали все подразделения центрального офиса предприятия. Основной задачей было автоматизировать именно кросс-функциональное взаимодействие по всему многообразию оперативных вопросов. При внедрении документооборота была поставлена задача использовать «1С:Документооборот 8 КОРП» для обработки электронной почты. В первый же день проекта специалисты компании «РИЦ-1С» перевели 200 почтовых ящиков сотрудников предприятия в систему «1С:Документооборот 8 КОРП» - это заставило всех пользователей сразу освоить интерфейс программы. На данный момент у сотрудников есть возможность просматривать в одном окне как уведомления в рамках документооборота, так и содержание электронной почты.
В апреле 2014 года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На данный момент в программном продукте «1С:Документооборот 8 КОРП» работает 250 пользователей.
Автоматизированы следующие функции:
- Делопроизводство
- Работа с договорами
- Работа с файлами
- Процессы движения документов
- Учет и контроль исполнения поручений
- Ведение архива
- Разграничение прав доступа
Основными результатами внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» являются:
- сокращение времени согласований документов (теперь перемещение документов осуществляется мгновенно);
- появилась возможность отследить, сколько времени документ ожидает рассмотрения у конкретного пользователя, что само по себе является существенным стимулом для оперативного принятия решения;
- практически моментально можно получить доступ к нужному документу, переданному в электронный архив;
- все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек.
Побочным эффектом от внедрения стало то, что теперь приходится предельно четко прописывать изменения в регламентах документооборота, ведь они немедленно «закладываются» в систему силами сотрудников предприятия.
Система документооборота интегрирована с ERP-системой «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и программным продуктом «1С-Рарус:СофтФон ПРОФ», который работает в отделе сбыта и службе поддержки аптечной сети. Это позволяет исключить дублирование информации и связывает все процессы в рамках единого информационного пространства предприятия.
Оценка внедренной информационной системы:
- Соответствие потребностям организации – 5.
- Удобство работы с программой – 5.
- Качество работы компании «РИЦ-1С» – 5.
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: Да.