Перед руководством нашей организации возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и документооборота.
При выборе системы электронного документооборота к ней были предъявлены следующие требования:- централизованное безопасное хранение документов,
- удобный, интуитивно понятный интерфейс,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- работа с документами любых типов,
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, возможность интеграции с уже существующей на предприятии управленческой системы.
По соотношению параметров «цена-качество-сроки» был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В качестве партнера по его внедрению была приглашена компания «РИЦ-1С» (Центр компетенции по документообороту фирмы «1С» в Екатеринбурге), специализирующаяся на автоматизации документооборота и внедрении программных продуктов «1С:Предприятие 8».
Специалистами компании «РИЦ-1С» была выполнена демонстрация возможностей программного обеспечения, проведена установка программного продукта. Оказаны консультации по настройке параметров учета системы, созданию интерфейсов и ролей пользователей. Настроена интеграция с программным продуктом «1С:Управление производственным предприятием 8».
В настоящее время осуществляется консультационная поддержка пользователей по использованию программы.
В настоящий момент автоматизировано 40 рабочих мест. Дата начала промышленной эксплуатации системы – август 2012 г.
Автоматизированы следующие функции: учет внутренних документов, работа с договорами, работа с файлами, бизнес-процессы ознакомления, поручения, согласования, учет и контроль исполнения поручений, формирование отчётности, потоковое сканирование.
В настоящее время мы перешли на безбумажную технологию создания и отработки внутренних документов: приказов, распоряжений, служебных записок, заявок, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину, автоматизировать коллективную работу пользователей с документами, документировать все этапы согласования, сократить потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью, минимизировать возможность потери документов.
Оценка внедренной информационной системы:- Соответствие потребностям организации – «5».
- Удобство работы с программой – «5».
- Качество работы компании «РИЦ-1С» - «5».