Обмен электронными перевозочными документами

В сфере грузовых перевозок ЭДО введен с 2022 года и используется добровольно. Процедура обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) регламентируется правительственным Постановлением от 21 мая прошлого года № 931, действующим с 1 сентября. Рассмотрим, что собой представляет такой обмен и по каким обновленным правилам проводится.

Это документ в цифровой форме, используемый при передаче грузов от поставщика к заказчику. К категории ЭПД относятся, например, транспортные накладные и другие сопроводительные документы. Они должны быть оформлены в формате XML по образцу, который утвержден налоговой службой. Ряд форматов в ведомстве уже утвердили, а оставшиеся разрабатываются.

На сегодня уже разработаны такие формы электронных документов, используемых в процессе грузоперевозок:

1. транспортная накладная;
2. сопроводительная ведомость;
3. заказ;
4. заказ-наряд;
5. заявка;
6. путевой лист;
7. договор фрахтования.

В этом процессе принимают участие отправители грузов, получатели, перевозчики, операторы ЭДО и единая система ГИС ЭПД. Это информационный ресурс федерального уровня, посредством которого формируются, получаются, обрабатываются, обмениваются, хранятся ЭПД и оперативно предоставляются в контролирующие инстанции.

Прямое подключение участников документообмена к ГИС ЭПД не осуществляется. Передача документов происходит через операторов ЭДО, которые прошли одобрение в Минтрансе.

В качестве примера рассмотрим, как согласно правилам, предусмотренным в ПП № 931, происходит обмен электронной транспортной накладной (ЭТрН), одним из ключевых перевозных документов, используемых для согласования отправителем и грузоперевозчиком условий и отражения результатов взаимодействия.

При переходе на каждый очередной этап участник подписывает в ЭТрН соответствующий титул. Процесс обмена выглядит примерно так.

1 этап. Электронный документ создается отправителем груза в утвержденной форме в интернет-сервисе либо учетной системе. Он должен подписать ЭТрН электронной подписью (ее квалифицированным вариантом) и отправить оператору ЭДО. На этом этапе ЭПД получает идентификатор (свой уникальный регистрационный номер).

2 этап. Оператор должен проверить полученный документ. Он сравнивает его с действующим форматом, определяет уникальность номера и действительность подписи. Если он обнаруживает какие-либо ошибки, о них необходимо сообщить отправителю. Последний, в свою очередь, должен заново пройти процесс формирования и отправки ЭТрН. При отсутствии ошибок происходит передача документа в систему ГИС ЭПД и дальнейшее отслеживание изменений его статуса.

3 этап. В ГИС ЭПД накладную проверяют и проводят сверку содержащихся в ней данных и поступивших от других участников обмена документами. При обнаружении несовпадений оператор должен сообщить об этом отправителю ЭТрН.

4 этап. Оператор отправляет электронную накладную грузоперевозчику и получателю.

5 этап. Водитель в своем мобильном устройстве (смартфоне или планшете) должен зайти в систему и подтвердить, что груз принят. Для такого подтверждения используется электронная подпись (в этом случае простая).

6 этап. Представителю грузоперевозчика поступают данные от водителя, и он подписывает ЭТрН квалифицированной подписью.

7 этап. Груз принимается получателем, который после этого проставляет свою квалифицированную подпись в соответствующем разделе документа.

8 этап. Водитель простой электронной подписью подтверждает, что передача груза произошла.

9 этап. Представитель компании, транспортирующей груз, проставляет квалифицированную подпись на титуле перевозчика. На этом оборот ЭТрН завершается.

Каждый раз, когда субъекты, участвующие в грузоперевозке, подписывают электронный документ квалифицированной подписью, это фиксируется в системе ГИС ЭПД.

Для подписи таких документов нужна электронная подпись. Большинство участвующих в обмене субъектов используют ее квалифицированный вариант (КЭП). Только водитель может ограничиться простой или неквалифицированной подписью.

Важно также учитывать, что ГИС ЭПД может использоваться исключительно для обмена перевозными документами. А чтобы обмениваться первичной документацией (УПД, счетами-фактурами и т.п.), нужен отдельный сервис электронного документооборота.

В случае вашей заинтересованности и для получения более подробной информации обращайтесь в офис компании «РИЦ-1С»: +7 (343) 351-76-76 или оставьте заявку через сайт.