- быстрый доступ работника к собственной информации о своей трудовой деятельности через личный кабинет на сайте ПФР или в личном кабинете на сайте Госуслуг;
- избежание ошибочных и недостоверных сведений о трудовой деятельности гражданина;
- невозможность утери и подделки;
- возможность дистанционного трудоустройства;
- работодатель будет избавлен от лишних трудозатрат на ведение и хранение бумажных носителей и расходов на приобретение бланков;
- дистанционное оформление пенсий только по данным лицевого счета без дополнительного подтверждения бумажным документом;
- трудовая книжка в электронном виде позволит получать государственные услуги;
- получение более точной аналитики о трудовой деятельности граждан работодателями и государственными органами;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Поэтапный переход на электронные трудовые книжки с 2020 обсуждается в Госдуме (законопроекты № 748684-7 и № 748744-7) и начнется с января. Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», в КоАП РФ. Появление цифровой формы трудовой книжки – это начало превращения всего кадрового документооборота в электронный вид.
В связи с этим для работодателей изменится форма отчета, отправляемая в Пенсионный Фонд о трудовой деятельности каждого работающего у него застрахованного лица. Заметим, что отчет за январь 2020 года следует направить в ПФР до 15 февраля этого же года. А по прогнозам новая форма отчетности станет официальной уже 01.01.2020. Получается первопроходцами станут работодатели, которые в январе 2020 года осуществят ликвидацию организации либо уволят сотрудников. При этом отчитываться нужно в обязательном порядке, если работник не выразит желания сохранить бумажную версию трудовой книжки. Однако, существует законодательная поправка: работник в праве сохранить бумажную версию своей трудовой книжки, написав релевантное заявление на имя руководителя компании. В этом случае сведения предоставляются в Пенсионный фонд в рамках общей отчетности в феврале 2020 года.С введением ЭТК работодателю необходимо письменно уведомить сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажный вариант трудовой книжки. Срок до 30.06.2020 года.Какие же изменения с переходом на электронные трудовые книжки 2020 ждут работников, работодателей, ПФР?
С 1 января 2021 года работодатель обязан предоставлять сведения в ПФР о приеме на работу или увольнении сотрудника в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа – основания для приема на работу или увольнения.
ЭТК с точки зрения Пенсионного фонда
Глобальная цель ПФР: формирование единой федеральной базы данных о трудовой деятельности всех работающих россиян. Такая база позволит не дожидаться предоставления макета пенсионного дела от работодателя и, очень немаловажно, избавит будущих пенсионеров от личного присутствия в офисе ПФР для оформления пенсии. Процедура автоматизированного назначения пенсий станет по срокам гораздо быстрее.Кроме этого, информацию о трудовой деятельности работников могут использовать иные государственные сервисы, где необходимы такие данные.
Формирование цифровых данных о трудовой деятельности россиян позволит защитить их от недобросовестных работодателей. У работника не будет проблем в получении трудовой, если местоположение работодателя находится далеко или вовсе неизвестно. Россияне избегут сложной процедуры восстановления записей трудовой книжки в случае ее утраты. Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдут на другой качественный уровень и будет гарантирована государством.ЭТК с точки зрения работника
При наличии электронной трудовой книжки работник не будет зависеть от кадрового специалиста в случае необходимости получения копии трудовой книжки для своих целей: оформление кредита, оформление заграничного паспорта, устройство на дополнительную работу. Цифровая версия трудовой позволит устроиться на работу дистанционно, находясь за сотни километров от работодателя либо в филиал компании, у которой «голова» также далеко.При выходе на пенсию бывшему работающему не нужно собирать увесистую кипу справок и по нескольку раз приносить их в ПФР, высиживая долгие очереди. Все сведения будут отражаться в электронной базе, пенсия будет начисляться автоматизированно.
Бумажная версия трудовой книжки сохраняется работодателем по официальному заявлению работника. После подписания заявления трудовая книжка выдается на руки работнику и с этого момента ее сохранность – ответственность владельца. Не будет бумажной трудовой книжки у работника, который впервые трудоустроился после 01.01.2021 года. Здесь трудовая деятельность будет фиксироваться уже только электронно.ЭТК с точки зрения работодателя
Работодатель будет избавлен от приобретения, ведения и хранения трудовых книжек. При увольнении сотрудника кадровая служба предоставляет ему распечатанные сведения из электронной базы, либо – при наличии технической возможности – цифровую версию с цифровой подписью. Распечатку из ЭТК можно также получить в МФЦ.
Ряд процессов, например, реорганизация фирмы или ее переименование, станут проще.
Работодатели обязаны провести работу по изменению нормативных актов, регулирующих деятельность компании. Также необходимо внести изменения в соглашения, договоры.
ЭТК с технической точки зрения
Изменения об отчетности и возможность электронной передачи сведений в решениях системы «1С:Предприятие» с помощью сервиса «1С-Отчетность» будут поддержаны после официальной публикации нормативных правовых актов.Фирма «1С» публикует все сроки и этапы кампании по переходу на ЭТК. Их можно отследить в «Мониторинге изменений законодательства».
Электронная трудовая книжка образец:- Приемы на работу. Место работы, подразделение. Должность, специальность, профессия. Квалификация, разряд, класс, категория, уровень квалификации.
- Переводы. Место работы, подразделение. Должность, специальность, профессия. Квалификация, разряд, класс, категория, уровень квалификации.
- Увольнения. Основание прекращения трудового договора.
В ЭТК будут отсутствовать сведения о награждениях.
В настоящее время организация документооборота Пенсионного фонда совершенствуется. Он аналогичен документообороту СЗВ-М. ПФР уже тестирует пилотные проекты с использованием вариантов форм и форматов. Фирма «1С» обязательный участник процесса. В программах «1С» разрабатываются новые отчетные формы:- форма СЗИ-ТД - для выдачи работникам;
- форма СЗВ-ТД - для передачи в Пенсионный фонд.
В сентябре 2019 года ПФР разработал форму документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также порядок его оформления в форме электронного документа. В ней указываются сведения:Предварительно: кадровые мероприятия, отражающиеся в электронной трудовой книжке, будут доступны для просмотра и редактирования в форме Мероприятия. Сервис «1С:Отчетность» предоставляет возможность подготавливать, проверять, редактировать, выгружать и отправлять файл сведений в ПФР. Все нормативно-правовые акты будут актуализированы сразу после их окончательного утверждения. Возможно, они будут изменены внешне.
СНИЛС (имеет формат ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ);Электронный документ заверяется электронной подписью должностного лица ПФР. На нем ставится отметка с ФИО работника органа и его должностью.
- ФИО и анкетные данные сотрудника (хранятся на лицевом счете);
- дата рождения сотрудника (формат ДД, месяц, ГГГГ);
- место рождения сотрудника: – пол (мужской, женский);
- дата регистрации в системе персонального учета (формат ДД, месяц, ГГГГ).