Электронная трудовая книжка появится в 2020 году

В следующем году официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина, станет цифровым. Удобство электронной трудовой книжки (ЭТК) сложно недооценить:

• быстрый доступ работника к собственной информации о своей трудовой деятельности через личный кабинет на сайте ПФР или в личном кабинете на сайте Госуслуг;
• избежание ошибочных и недостоверных сведений о трудовой деятельности гражданина;
• невозможность утери и подделки;
• возможность дистанционного трудоустройства;
• работодатель будет избавлен от лишних трудозатрат на ведение и хранение бумажных носителей и расходов на приобретение бланков;
• дистанционное оформление пенсий только по данным лицевого счета без дополнительного подтверждения бумажным документом;
• трудовая книжка в электронном виде позволит получать государственные услуги;
• получение более точной аналитики о трудовой деятельности граждан работодателями и государственными органами;
• высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки с 2020 обсуждается в Госдуме (законопроекты № 748684-7 и № 748744-7) и начнется с января. Поправки вносятся в Трудовой кодекс РФ, в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», в КоАП РФ. Появление цифровой формы трудовой книжки – это начало превращения всего кадрового документооборота в электронный вид.

В связи с этим для работодателей изменится форма отчета, отправляемая в Пенсионный Фонд о трудовой деятельности каждого работающего у него застрахованного лица. Заметим, что отчет за январь 2020 года следует направить в ПФР до 15 февраля этого же года. А по прогнозам новая форма отчетности станет официальной уже 01.01.2020. Получается первопроходцами станут работодатели, которые в январе 2020 года осуществят ликвидацию организации либо уволят сотрудников. При этом отчитываться нужно в обязательном порядке, если работник не выразит желания сохранить бумажную версию трудовой книжки. Однако, существует законодательная поправка: работник в праве сохранить бумажную версию своей трудовой книжки, написав релевантное заявление на имя руководителя компании. В этом случае сведения предоставляются в Пенсионный фонд в рамках общей отчетности в феврале 2020 года.

С введением ЭТК работодателю необходимо письменно уведомить сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажный вариант трудовой книжки. Срок до 30.06.2020 года.
С 1 января 2021 года работодатель обязан предоставлять сведения в ПФР о приеме на работу или увольнении сотрудника в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа – основания для приема на работу или увольнения.

Какие же изменения с переходом на электронные трудовые книжки 2020 ждут работников, работодателей, ПФР?

ЭТК с точки зрения Пенсионного фонда

Глобальная цель ПФР: формирование единой федеральной базы данных о трудовой деятельности всех работающих россиян. Такая база позволит не дожидаться предоставления макета пенсионного дела от работодателя и, очень немаловажно, избавит будущих пенсионеров от личного присутствия в офисе ПФР для оформления пенсии. Процедура автоматизированного назначения пенсий станет по срокам гораздо быстрее.

Кроме этого, информацию о трудовой деятельности работников могут использовать иные государственные сервисы, где необходимы такие данные.

Формирование цифровых данных о трудовой деятельности россиян позволит защитить их от недобросовестных работодателей. У работника не будет проблем в получении трудовой, если местоположение работодателя находится далеко или вовсе неизвестно. Россияне избегут сложной процедуры восстановления записей трудовой книжки в случае ее утраты. Безопасность и сохранность информации о трудовой деятельности перейдут на другой качественный уровень и будет гарантирована государством.

ЭТК с точки зрения работника

При наличии электронной трудовой книжки работник не будет зависеть от кадрового специалиста в случае необходимости получения копии трудовой книжки для своих целей: оформление кредита, оформление заграничного паспорта, устройство на дополнительную работу. Цифровая версия трудовой позволит устроиться на работу дистанционно, находясь за сотни километров от работодателя либо в филиал компании, у которой «голова» также далеко.

При выходе на пенсию бывшему работающему не нужно собирать увесистую кипу справок и по нескольку раз приносить их в ПФР, высиживая долгие очереди. Все сведения будут отражаться в электронной базе, пенсия будет начисляться автоматизированно.

Бумажная версия трудовой книжки сохраняется работодателем по официальному заявлению работника. После подписания заявления трудовая книжка выдается на руки работнику и с этого момента ее сохранность – ответственность владельца. Не будет бумажной трудовой книжки у работника, который впервые трудоустроился после 01.01.2021 года. Здесь трудовая деятельность будет фиксироваться уже только электронно.

ЭТК с точки зрения работодателя

Работодатель будет избавлен от приобретения, ведения и хранения трудовых книжек. При увольнении сотрудника кадровая служба предоставляет ему распечатанные сведения из электронной базы, либо – при наличии технической возможности – цифровую версию с цифровой подписью. Распечатку из ЭТК можно также получить в МФЦ.
Ряд процессов, например, реорганизация фирмы или ее переименование, станут проще.

Работодатели обязаны провести работу по изменению нормативных актов, регулирующих деятельность компании. Также необходимо внести изменения в соглашения, договоры.

ЭТК с технической точки зрения

Изменения об отчетности и возможность электронной передачи сведений в решениях системы «1С:Предприятие» с помощью сервиса «1С-Отчетность» будут поддержаны после официальной публикации нормативных правовых актов.

Фирма «1С» публикует все сроки и этапы кампании по переходу на ЭТК. Их можно отследить в «Мониторинге изменений законодательства».

Электронная трудовая книжка образец:

1. Приемы на работу. Место работы, подразделение. Должность, специальность, профессия. Квалификация, разряд, класс, категория, уровень квалификации.
2. Переводы. Место работы, подразделение. Должность, специальность, профессия. Квалификация, разряд, класс, категория, уровень квалификации.
3. Увольнения. Основание прекращения трудового договора.

В ЭТК будут отсутствовать сведения о награждениях.

В настоящее время организация документооборота Пенсионного фонда совершенствуется. Он аналогичен документообороту СЗВ-М. ПФР уже тестирует пилотные проекты с использованием вариантов форм и форматов. Фирма «1С» обязательный участник процесса. В программах «1С» разрабатываются новые отчетные формы:

• форма СЗИ-ТД - для выдачи работникам;
• форма СЗВ-ТД - для передачи в Пенсионный фонд.

В сентябре 2019 года ПФР разработал форму документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также порядок его оформления в форме электронного документа. В ней указываются сведения:
СНИЛС (имеет формат ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ);

• ФИО и анкетные данные сотрудника (хранятся на лицевом счете);
• дата рождения сотрудника (формат ДД, месяц, ГГГГ);
• место рождения сотрудника: – пол (мужской, женский);
• дата регистрации в системе персонального учета (формат ДД, месяц, ГГГГ).

Электронный документ заверяется электронной подписью должностного лица ПФР. На нем ставится отметка с ФИО работника органа и его должностью.  

Предварительно: кадровые мероприятия, отражающиеся в электронной трудовой книжке, будут доступны для просмотра и редактирования в форме Мероприятия. Сервис «1С:Отчетность» предоставляет возможность подготавливать, проверять, редактировать, выгружать и отправлять файл сведений в ПФР. Все нормативно-правовые акты будут актуализированы сразу после их окончательного утверждения. Возможно, они будут изменены внешне.